Cheltuielile de protocol(opens in new tab) sunt frecvente în orice afacere: o cafea cu un client, o masă de lucru, un eveniment de prezentare sau un cadou comercial pot avea scop economic real. Dar totodată, protocolul este zona cea mai fragilă, unde de cele mai multe ori antreprenorii confundă cheltuiala personală cu cheltuiala firmei. Așadar, protocol sau cheltuială personală: cum faci diferența?
Cheltuielile de protocol reprezintă costurile suportate de firmă pentru:
Nu orice bon de la restaurant, factură de cazare sau bilet de avion pot trece pe cheltuieli de protocol. Dacă nu sunt justificate, ANAF le poate reîncadra ca cheltuieli personale și le poate impozita ca venituri din alte surse sau ca dividende, cu penalizările aferente.
Dacă ai o firmă micro, nu îți poți diminua impozitul cu ajutorul cheltuielilor de protocol.din impozit. Dar ast nu înseamnă că legea te protejează și poți cheltui oricât. La fel ca în orice firmă, poți trece pe firmă cheltuieli de protocol, dar să fie cu adevărat în interesul firmei, și neapărat documentate și justificate.
Orice cheltuială care este făcută în scopul desfășurării activității firmei și se încadrează ca protocol, poate fi plătită din banii firmei, dacă există documentele justificative aferente.
Poți achita o masă cu un client și să o înregistrezi în contabilitate ca cheltuială de protocol, dar trebuie să ai factura pe firmă, dovada plății și o notă internă scurtă pentru justificare: cine a participat, ce firmă reprezintă, scopul întâlnirii și proiectul discutat.
Poți plăti cu banii firmei un eveniment de business la care participi, dar și evenimente pe care le organizezi tu. Important este să păstrezi, în funcție de eveniment, invitația, o listă a invitaților, diverse materiale de prezentare, fotografii relevante, contractul cu locația, factura de catering și documente care să precizeze obiectivul comercial.
Un alt avantaj pe care îl au firmele este posibilitatea de a acorda cadouri partenerilor, încadrând cheltuiala ca protocol. Dar atenție, cadourile comerciale trebuie tratate mai atent, deoarece un cadou simbolic este mai ușor de justificat decât un bun scump fără explicație.
Poți suporta din banii firmei cheltuieli cu cafeaua, apa, ceaiul sau produsele oferite la întâlniri, dar atenție la cantități, să fie în limite rezonabile, și la documentele justificative.
Poți deduce ca protocol cheltuieli cu
Dar riști reîncadrarea cheltuielilor pentru:
Ce este cheltuiala de protocol?
Cheltuielile de protocol reprezintă costurile suportate de firmă pentru:
- întâlniri cu clienți sau furnizori
- întâlniri cu potențiali investitori
- evenimente de business etc.
Protocol sau cheltuială personală: cum faci diferența?
Nu orice bon de la restaurant, factură de cazare sau bilet de avion pot trece pe cheltuieli de protocol. Dacă nu sunt justificate, ANAF le poate reîncadra ca cheltuieli personale și le poate impozita ca venituri din alte surse sau ca dividende, cu penalizările aferente.
Cum deduci cheltuielile de protocol?
Dacă ai o firmă micro, nu îți poți diminua impozitul cu ajutorul cheltuielilor de protocol.din impozit. Dar ast nu înseamnă că legea te protejează și poți cheltui oricât. La fel ca în orice firmă, poți trece pe firmă cheltuieli de protocol, dar să fie cu adevărat în interesul firmei, și neapărat documentate și justificate.
În cazul firmelor plătitoare de impozit pe profit, lucrurile sunt mai clare. Cheltuielile de protocol sunt deductibile limitat la 2% din profitul contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol.
Ce poți să deduci?
Orice cheltuială care este făcută în scopul desfășurării activității firmei și se încadrează ca protocol, poate fi plătită din banii firmei, dacă există documentele justificative aferente.
Mesele cu clienții
Poți achita o masă cu un client și să o înregistrezi în contabilitate ca cheltuială de protocol, dar trebuie să ai factura pe firmă, dovada plății și o notă internă scurtă pentru justificare: cine a participat, ce firmă reprezintă, scopul întâlnirii și proiectul discutat.
Evenimentele de business
Poți plăti cu banii firmei un eveniment de business la care participi, dar și evenimente pe care le organizezi tu. Important este să păstrezi, în funcție de eveniment, invitația, o listă a invitaților, diverse materiale de prezentare, fotografii relevante, contractul cu locația, factura de catering și documente care să precizeze obiectivul comercial.
Cadourile pentru clienți
Un alt avantaj pe care îl au firmele este posibilitatea de a acorda cadouri partenerilor, încadrând cheltuiala ca protocol. Dar atenție, cadourile comerciale trebuie tratate mai atent, deoarece un cadou simbolic este mai ușor de justificat decât un bun scump fără explicație.
Este recomandat să păstrezi o evidență a cadourilor: ce ai cumpărat, cui ai oferit, cu ce ocazie și care este valoarea. Desigur, trebuie să păstrezi toate documentele justificative.
Cafea, apă și consumabile pentru birou
Poți suporta din banii firmei cheltuieli cu cafeaua, apa, ceaiul sau produsele oferite la întâlniri, dar atenție la cantități, să fie în limite rezonabile, și la documentele justificative.
Long story short
Poți deduce ca protocol cheltuieli cu
- cafea și apă la o întâlnire cu un client
- prânz de lucru cu un partener
- produse oferite la un eveniment de prezentare
- cadouri comerciale cu valoare moderată
- catering pentru o întâlnire de business.
Dar riști reîncadrarea cheltuielilor pentru:
- cină de familie plătită de firmă
- vacanță mascată ca întâlnire de business
- restaurant fără client identificabil
- cadouri personale scumpe
- mese repetate în weekend fără legătură cu activitatea.